Créer votre tableau de bord étape par étape

L’entreprise aujourd’hui évolue dans un environnement concurrentiel rude. Le premier objectif de toute entreprise est de garantir sa pérennité en anticipant les menaces et en faisant preuve de réactivité dans un environnement économique souvent imprévisible. Dans ce contexte, le tableau de bord commercial offre aux dirigeants et aux managers la visibilité grâce à des informations claires, fiables et synthétiques qui leur facilitent la prise de décision.

Le tableau de bord commercial n’est pas un outil accessoire, il est composé d’un ensemble d’indicateurs clés qui permettent de visualiser, mesurer et analyser l’intervalle entre les prévisions et les résultats. Le défi est de mettre en place un tableau de bord utile et adapté à l’environnement et aux objectifs de l’entreprise. 

Qu’est ce qu’un tableau de bord commercial ? Définition et objectifs 

c’est un outil de gestion et de pilotage de la performance commerciale et un support d’aide à la décision en temps réel qui s’appuie sur des chiffres et l’activité de l’entreprise. 

Le tableau de bord commercial a plusieurs objectifs, nous citons : 

  • Mesurer le niveau de la réalisation des objectifs 
  • Évaluer les objectifs, la performance et les écarts. 
  • Réaliser un diagnostic et mettre en place un plan d’action grâce à l’analyse des situations en temps réel. 
  • Mettre en place une stratégie commerciale
  • Prévision des ventes, des achats, des recrutements.
  • Adapter les objectifs commerciaux à la stratégie d’entreprise 
  • Limiter les reportings et les réunions d’équipe
  • Faciliter la communication et la circulation d’information au sein de l’équipe et avec la direction. 

Définition des indicateurs du tableau de bord commercial : 

Avant de créer votre tableau de bord commercial, il convient de déterminer vos indicateurs de performance clés. Pour cela il faut connaître l’intérêt du tableau de bord et quelle information il délivrera. 

1- Les activités commerciales de l’entreprise : 

Il existe une étroite corrélation entre les indicateurs de performance clés et les objectifs à atteindre. Les indicateurs doivent être spécifiques aux activités de l’entreprise et à son contexte. 

Ces activités de vente ont un caractère opérationnel, elles représentent les réalisations quotidiennes de l’équipe commerciale, par exemple : 

  • L’amélioration des ventes d’un produit difficile à vendre 
  • La focalisation sur l’augmentation des ventes sur un échantillon de produits restreints 
  • Le lancement d’un produit avec un prix d’appel. 

2- Les objectifs fixés : 

Il est à noter que les objectifs commerciaux sont fixés avant la réalisation d’un tableau de bord, ils ont le rôle de conditionner les indicateurs de performance pour concevoir le tableau de bord. Ils peuvent porter sur : 

  • La fidélisation des clients et le taux de rachat
  • L’efficience de la prospection versus le nombre de nouveaux prospects contactés
  • Le taux de conversion des prospects en client.

3- Les résultats : 

Le tableau de bord doit permettre une analyse fiable des résultats obtenus, ces résultats peuvent être apparentés : 

  • A l’activité : volume de vente, nombre de prospect contacté, nombre visites effectuées …etc 
  • Au résultat : chiffre d’affaire, satisfaction client, marge réalisée…etc 

Les étapes de la création du tableau de bord commercial : 

Etape 1 : Définir les objectifs : 

Il est important de définir les objectifs à atteindre et les axes d’évolution de la force de vente selon la stratégie commerciale définie par le top management avant la création du tableau de bord.

Généralement, nous retrouvons deux objectifs communs à tous les tableaux de bord commerciaux : 

  • De reporting : ces objectifs permettent de tirer des conclusions et apporter les actions correctives nécessaires. Aussi, ils servent dans la communication, le partage et l’analyse des résultats sur une période déterminée avec les parties prenantes.
  • De pilotage : ils permettent de déterminer les moyens à déployer pour atteindre les objectifs globaux. 

Etape 2 : Choisir les indicateurs clés de performance : 

Précédemment nous avons vu comment choisir les indicateurs clés de performance, il est conseillé par les experts de ne pas dépasser 10 indicateurs commerciaux pour que votre tableau de bord soit lisible et exploitable. 

Etape 3 : Déterminer les parties prenantes : 

Avant de créer votre tableau de bord commercial vous devez lister toutes les personnes et services impliqués, les utilisateurs finaux, le responsable de la compilation des données et le responsable du suivi …etc 

Etape 4 : Choisir l’outil et créer le tableau de bord 

Le tableau de bord peut être construit avec Excel ou d’autres outils disponible sur le net, les étapes du projet sont : 

  • Créer le projet du tableau de bord 
  • Déterminer une période d’essai 
  • Apporter les corrections et les ajustements des indicateurs 
  • Déployer la version final 
  • Attribuer le tableau de bord aux personnes concernées. 

Etape 5 : Présenter le tableau de bord aux parties prenantes : 

Selon le destinataire et les objectifs, le mode de présentation change, à titre d’exemple pour montrer l’essentiel des informations, la présentation doit être sous forme de tableaux et des graphiques avec des repères dans le temps. 

Maintenant vous avez appris l’essentiel sur la construction de tableau de bord commercial, il ne vous reste qu’à vous mettre à l’œuvre et créer le vôtre. Le  tableau de bord commercial vous intéresse et vous n’arrivez pas à vous y retrouver ? Demandez votre devis pour suivre une formation chez Groupe Pigier Algérie en suivant le lien suivant :

https://pigier-algerie.com/formation-entreprise/commerce/tableau-de-bord-commercial

Le défi des entreprises aujourd’hui est de s’adapter aux changements de leurs environnements interne et externe tout en créant de nouvelles valeurs. Elles tentent de le faire dans un cadre maîtrisé où les délais, les coûts, les ressources et les objectifs associés peuvent être clairement définis et s’engagent à les tenir. Pour cela, beaucoup d’entreprises sont passées au management par projet, qui semble être la solution la mieux adaptée à la garantie de l’obtention des résultats souhaités.

Parler d’une orientation de gestion par projet implique la gestion de projet ou le management de projet. C’est une compétence qui n’est pas exclusive aux chefs de projet mais à tout manager qui souhaite réussir sa vie professionnelle, il doit pouvoir faire appel à ses compétences managériales pour les appliquer efficacement au management de projet. 

Dans cet article nous allons décortiquer ensemble les éléments fondamentaux du management de projet, ses concepts et ses principes. 

Le management de projet, c’est quoi ? 

Commençons par mettre la lumière sur l’élément de base du management de projet “le projet”. Un projet peut être défini de plusieurs manières selon les auteurs et selon leur discipline de base. Nous allons retenir la définition suivante : “Un projet est un ensemble d’actions menées par une ou plusieurs personnes, non répétitif et unique, limité par le budget et les ressources et défini dans le temps avec une date du début et une date de fin.” 

Ainsi nous pouvons dire que le management de projet est la somme des techniques de management et d’organisations mises en œuvre dans la réalisation d’un projet. 

Qui est impliqué dans le management de projet ? 

Chaque projet implique plusieurs personnes physiques et/ou morales pour son exécution. 

  • Le maître d’ouvrage (MOA) : c’est le client commanditaire, il connaît le besoin métier mais n’a pas les compétences nécessaires pour réaliser le projet.
  • Le maître d’œuvre (MOE) : c’est le manager de projet ou chef de projet qui supervise et pilote les activités liées à la réalisation du projet. 
  • L’équipe de projet : l’ensemble des ressources humaines internes et externes qui réalisent les tâches 
  • Les parties prenantes : l’ensemble des personnes et organismes qui sont liés directement ou indirectement au projet et qui peuvent influencer son fonctionnement. 

Le cycle de vie du management de projet : 

Chaque projet a un cycle de vie de 5 phases : 

  • Initialisation : c’est la phase avant-projet où les besoins, les objectifs et les livrables sont clairement déterminés. 
  • Planification : c’est la phase où l’on détermine toutes les tâches en tenant compte des ressources, du temps nécessaire et du délai de réalisation.
  • Exécution : le projet est en cours de réalisation selon le plan de projet déterminé lors de l’initialisation et la planification. 
  • Suivi et contrôle : le suivi de projet se fait d’une manière continue et au fur et à mesure, on collecte les informations et les données qui seront utiles à analyser et déterminer l’état d’avancement du projet. Lors de cette phase le chef de projet apporte les corrections nécessaires afin d’atteindre les objectifs fixés. 
  • Clôture : c’est l’étape qui marque la fin d’un projet en remettant au client tous les livrables. Le chef de projet procède à l’analyse de l’ensemble du projet et tiré des leçons puis l’archiver.

Astuces et conseils pour réussir votre management de projet : 

  • L’esprit d’équipe 
  • Esprit orienté “solution”
  • Une communication claire et fluide et une bonne écoute entre les membres de l’équipe projet 
  • Utilisation des outils et plate-forme de collaboration nécessaire pour le suivi et la coordination des tâches de l’ensemble de l’équipe 
  • Bien comprendre le client et ses besoins 
  • Le leadership du manager de projet pour motiver et inspirer son équipe 
  • Adopter un management participatif, savoir déléguer certaines tâches et bannir le micro-management 
  • Connaître les limites du projet et de l’équipe. 

Maintenant vous avez une idée globale sur le management de projet et quelques astuces pour réussir vos projets, si vous voulez avoir des connaissances approfondies nous vous conseillons de consulter le PMBok qui est la référence de tous les managers de projet. 

Un manager, soit-il directeur d’ un grand groupe international, ou à la tête d’une modeste unité, utilise malgré lui des données financières qui l’aident à gérer son organisation. Autrement dit, la finance d’aujourd’hui est loin d’être une exclusivité des services financiers. Un manager doit être capable de prendre des décisions importantes et décisives à propos des projets, petits ou grands, en cours d’exécution ou de planification, et ce sur la base d’un ensemble de critères financiers et de création de valeur. De plus, la connaissance, voire, la maîtrise du langage financier permet au manager d’être aligné sur le même langage avec ses équipes comptables et financières. Il est devenu incontestable que la maîtrise des mécanismes financiers occupe une place considérable dans les missions et responsabilités du manager. 

Voyons ensemble cinq bonnes raisons qui confirment l’importance de la maîtrise du langage financier par tout manager. 

1- La maîtrise des coûts : 

La première fonction d’un manager est la gestion et la maîtrise des coûts. C’est l’une de ses missions principales au quotidien. La compréhension des coûts permet au manager de connaître ses marges de manœuvre et pouvoir identifier la meilleure façon d’optimiser les charges  et ainsi améliorer la performance financière de son unité/service ou l’entreprise en général. 

2- Améliorer la création de valeur : 

Parmi les challenges d’un manager, la création de valeur, il est impératif qu’il apprenne comment une valeur est créée et évaluée; ceci dans le but de prendre la meilleure décision au moment voulu. 

L’amélioration de la création de valeur est une compétence requise chez le manager afin qu’il puisse, par exemple, évaluer la marge nette lors de la prise de décision d’externalisation d’une activité non stratégique, ou lors d’une considération d’une réorganisation du service et/ou de l’entreprise. Ainsi, il pourra consacrer ses ressources aux activités de l’entreprise à forte valeur ajoutée. 

3- Le choix des investissements : 

Le choix d’investissement est une étape cruciale dans la vie d’un manager, il doit être en mesure de faire le choix le mieux aligné avec les objectifs stratégiques et commerciaux de son entreprise. C’est une décision souvent complexe à prendre car engageante sur le long terme et impliquant plusieurs facteurs. 

Le manager doit tenir compte des gains échelonnés dans le temps. Il doit avoir la capacité d’évaluer la rentabilité et la pertinence de chaque nouveau projet, et la connaissance des techniques financières vont grandement l’aider à estimer le délai de récupération du capital investi, le retour sur investissement, le taux de rentabilité …etc. 

4- Pilotage de la performance : 

L’élaboration d’un système de pilotage est primordial pour toute entreprise. Le pilotage des et par les performances repose sur plusieurs indicateurs financiers et non financiers pertinents. 

Mesurer la performance financière et non financière permet au manager de gérer son activité avec intelligence dans le but d’atteindre les objectifs fixés. Les indicateurs financiers ont un rôle élémentaire dans les tableaux de bord de performance et de pilotage. 

Des les grandes entreprises, les managers ont la mission d’intervenir dans le processus de la création des tableaux de bord de performance et/ou de pilotage suivant la méthode du Balanced Scorecard. Chaque manager utilise ce tableau de bord pour piloter son unité sur tous ses aspects financiers et non financiers.

5- La communication avec les parties prenantes : 

La communication avec les parties prenantes de l’entreprise est un aspect important pour tout manager; et la maîtrise des aspects financiers des projets et investissements permet au manager de maîtriser sa communication d’une manière efficace avec les parties prenantes. Ainsi, le manager pourra discuter et défendre, au mieux, la rentabilité d’un projet, présenter le budget de fonctionnement ou encore échanger efficacement avec le service financier sur le calcul des coûts.

En somme, l’acquisition et la maîtrise de cette compétence clé est un atout pour le manager qui lui confère la possibilité d’obtenir des financements ou moyens supplémentaires pour développer l’activité de son unité/entreprise.